Een webshop verzamelt vanzelf adressen, telefoonnummers, bestelgeschiedenis en soms meer. Dat mag, mits je er een reden voor hebt en het niet eindeloos bewaart. Dit is geen juridisch advies, wel hoe het er praktisch uitziet.
Verzamel minder
- Vraag geen geboortedatum als je die niet nodig hebt om te leveren.
- Vraag geen telefoonnummer verplicht, tenzij je vervoerder dat eist.
- Sla geen betaalgegevens op; laat dat bij je betaaldienst.
- Maak een account optioneel in plaats van verplicht.
Bewaar wat je moet bewaren
Voor je administratie gelden fiscale bewaarplichten; facturen en bestelgegevens horen daaronder. Dat is iets anders dan een klantaccount met een verlanglijstje van zeven jaar oud. Scheid die twee en ruim het tweede periodiek op.
Wie kan erbij
- Beperk toegang tot klantgegevens tot wie ze nodig heeft.
- Gebruik geen gedeelde accounts, zodat je kunt zien wie wat deed.
- Exporteer geen klantenbestanden naar losse bestanden op een laptop.
- Zet tweestapsaanmelding aan voor iedereen met toegang.
Wat je klant mag vragen
Inzage in wat je van hem hebt, correctie en verwijdering binnen de grenzen van je bewaarplicht. Zorg dat je zo’n verzoek kunt afhandelen zonder je hele systeem te doorzoeken; dat is vooral een kwestie van vooraf weten waar wat staat.
Verwerkers
Je hosting, je mailpakket en je betaaldienst verwerken gegevens namens jou. Zet op een rijtje welke partijen dat zijn en noem ze in je privacyverklaring. Dat is de vraag die bij een controle als eerste komt.